Alguma vez você já foi convocado para organizar uma reunião? Dependendo do assunto pode não ser uma tarefa fácil. Na minha concepção, uma reunião possui várias fases. Para cada uma dessas fases, separei algumas dicas que podem lhe ser úteis para conseguir passar as informações de modo eficiente.
Fase 1: Concepção
Esta é a fase onde você percebe a necessidade de se realizar a reunião. A minha única dica para essa fase é:
Verifique se a reunião é realmente necessária.
Nada pior do que convocar uma reunião e, durante a reunião, perceber que nada disso era necessário.
Fase 2: Preparação
Muitas vezes as nossas atividades são realizadas com mais eficiência quando fazemos um planejamento. Com as reuniões não é diferente.
Nunca vá para uma reunião sem saber tudo sobre o assunto a ser tratado. É sua obrigação como líder da reunião, passar as informações da maneira mais completa possível;
Marque um horário em uma sala específica e preferencialmente reservada;
Faça uma ATA com os principais pontos que serão abordados;
Fase 3: Convocação
Para início de conversa, os convidados para a reunião já tem um desconforto natural com a situação. Uma reunião sugere sempre um assunto sério ou de grande importância, algo que mereça uma conversa em um local mais reservado.
Tente convocar a reunião de maneira mais informal, assim os participantes quebram um pouco do gelo;
Ao marcar um horário para o início das atividades, siga o horário a risca pois todos os convidados já se programaram para a reunião naquele horário e irão aguardar o seu início (o que, dependendo da demora, atrapalha o rendimento deles);
Dependendo da situação, formalize o chamado para a reunião por e-mail;
Fase 4: Realização
Durante a reunião, passe as informações com clareza, pergunte se os convidados tem alguma dúvida e as responda pacientemente.
Tenha sempre na manga um conjunto de regras para que você possa manter a ordem pois nunca sabemos como será o comportamento do grupo;
Escolha uma pessoa de confiança para tomar notas dos pontos discutidos bem como as opiniões dos participantes, as decisões tomadas e as atividades programadas;
MANTENHA O FOCO. Muitas vezes é difícil manter o foco pois o assunto acaba se perdendo no meio do caminho. Fique atento!
Fase 5: Término
A reunião termina em duas situações:
Você já falou o que gostaria de falar;
O tempo programado está acabando ou já acabou;
No segundo caso, é altamente recomendável que você termine a reunião já com uma data e horário marcados para a sua continuação. Fora isso, temos alguns pontos a serem observados:
Verifique todos os itens abordados e veja se não faltou nada;
Repasse com todos as decisões tomadas, atividades marcadas, metas estipuladas, etc.;
Fase 6: Pós-reunião
Após o término da reunião, cabe a você verificar e cobrar tudo o que foi acordado. O tempo passa e a memória é fraca… Muitas coisas podem acabar perdidas no tempo se não cobrarmos.
Bom, as dicas estão dadas. É claro que existem muito mais coisas a serem tratadas ao planejamos uma reunião mas a idéia do artigo é apenas dar alguns insumos para abrir um pouco a mente das pessoas, especialmente de pessoas que realizam reuniões sem a presença dos interessados diretos, sem a presença da democracia, do direito de ouvir e falar.
Infelizmente pessoas que fizeram curso de Direito em nossa cidade, desrespeitam frequentemente os princípios da justiça, da verdade, da transparência, da liberdade de expressão e realizam reuniões semi-secretas para exporem suas versões e manipular informações mentirosas, semeando discódia entre colegas de profissão.
Acredito que reuniões tem como objetivo esclarecer pontos, ajudar a tomar decisões corretas, encaminhar propostas e ser, acima de tudo, a voz de todos aqueles que direta e indiretamente, esteja envolvidos nas questões pontuais.
Se você quer saber se aconteceu alguma reunião que fugiu aos passos criteriosos acima citados, é só me perguntar que eu conto.
Espero a chegada da verdade sentado...
Espero a chegada da verdade sentado...
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